DOX-BOX - CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO
DEFINIZIONI
- Software As a Service (SAAS): Applicazione software che può essere utilizzata su richiesta dall’Utente. Il fornitore del servizio installa l'applicazione nei propri data center e fornisce agli utenti un’interfaccia per utilizzarla.
- Sistema di Interscambio (SDI): Sistema gestito dall'Agenzia delle Entrate che ricevere le fatture dagli operatori economici, effettua controlli sui file ricevuti, inoltra le fatture alle Amministrazioni o operatori economici destinatari.
- Gekosoft: Gekosoft srl, via Gronchi 12 San Benedetto del Tronto, P.IVA 02336760448, www.gekosoft.it, mail [email protected], PEC [email protected], è una società innovativa specializzata in servizi cloud, ha accreditamento il canale fae.gekosoft.it presso SDI, per la trasmissione e ricezione fatture.
- Gekosoft, che ha progetto il servizio dox-box.eu e ne detiene diritti d’autore e di utilizzazione economica, opera in qualità di cloud provider del Servizio dox-box.eu.
- Servizio dox-box.eu: servizio informatico a cui sia accede mediante web-browser, erogato da Gekosoft in modalità S.a.a.S (Software As a Service), che consente la comunicazione tra un rivenditore e i suoi clienti finali (entrambi utenti del servizio), e la gestione informatizzata del processo di fatturazione elettronica a norma di legge attraverso il canale fae.gekosoft.it: compilazione, emissione, firma se necessaria, invio, trasmissione e ricezione da e verso il SDI ed eventuale conservazione digitale. Il servizio permette la trasmissione di fatture elettroniche verso la PA (FPA), verso altri operatori economici (B2B) o verso privati/consumatori finali (B2C) e la ricezione di fatture elettroniche da altri operatori economici (B2B).
- Rivenditore: commercialista o altro consulente titolare di un abbonamento dox-box.eu-partner, che utilizza il servizio dox-box.eu e attiva come utenti del servizio - a fronte di un corrispettivo o gratuitamente - altri operatori economici.
- Intermediario: particolare tipologia di rivenditore, delegato dal proprio cliente al servizio “Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche (v. Art. 14)[i].
- Cliente finale: cliente del rivenditore, abilitato da quest’ultimo al servizio dox-box.eu. Può utilizzare il servizio per una sola partiva IVA.
- Utente: utente di dox-box.eu a seguito di: 1) contratto dox-box.eu-partner (Tra Gekosoft e Rivenditore) o 2) l’attivazione al servizio (effettuata dal Rivenditore per il cliente finale).
Art. 1. Oggetto. Per l’attivazione dell’utente al servizio dox-box.eu sopra descritto, il Rivenditore o cliente finale deve accettare le seguenti condizioni generali di contratto e pagare il primo canone. Con l’attivazione, l’utente potrà mediante web-browser utilizzare dox-box.eu con le credenziali assegnate, per comunicare e condividere documenti e per la gestione informatizzata del processo di fatturazione elettronica a norma di legge (v. in definizioni “Servizio dox-box.eu”).
Art. 2. Attivazione del servizio dox-box.eu . Il contratto si perfeziona con l’attivazione del servizio dox-box.eu . Per l’attivazione l’utente al primo accesso al Sistema deve accettare le presenti condizioni generali di contratto e gli allegati (Contratto per il trattamento dei dati e Policy Privacy). Con l’accettazione l’utente è abilitato ad utilizzare il Servizio fino alla conclusione (v. art. 17). Eventuali aggiornamenti del contratto o degli allegati saranno notificati all’utente all’indirizzo mail indicato all’atto della registrazione e resi disponibili sul sito gekosoft.it.
Art. 3. Licenza d’uso. Con l’attivazione l’Utente acquisisce il diritto non esclusivo e non trasferibile di utilizzare dox-box.eu per un periodo pari alla durata dell’abbonamento prescelto. Il rivenditore potrà, nei limiti definiti dal profilo di abbonamento, rivendere il servizio ad altri utenti assegnandogli delle credenziali per l’accesso al Sistema. I diritti di proprietà intellettuale, i marchi e le soluzioni tecnologiche relativi al Servizio dox-box.eu sono e rimangono di proprietà di Gekosoft.
Art. 4. Requisiti tecnici client. dox-box.eu è fruibile in modalità S.a.a.S. attraverso un web browser e non richiede l’installazione di specifici componenti plug-in o ActiveX. I web browser per i quali Gekosoft garantisce il corretto funzionamento sono (tra parentesi la versione minima): Google Chrome (15), Mozilla Firefox (15), Microsoft Internet Explorer (10), Microsoft Edge (17), Safari (5). Ai fini di un funzionamento corretto e performante è necessario una connessione adeguata. Infine, per la registrazione al servizio l’Utente deve indicare un account e-mail per comunicazioni inerenti il presente contratto.
Art. 5. Adeguamento, manutenzione e aggiornamento. Gekosoft provvederà alla manutenzione e aggiornamento di dox-box.eu per correggere eventuali bug, adeguarlo alle evoluzioni normative e in generale per esigenze di carattere tecnico. Gekosoft si riserva la facoltà di non adeguare dox-box.eu in caso di particolari mutamenti della normativa che rendano eccessivamente onerosa l’attività di aggiornamento, provvedendo a comunicarlo agli utenti con un anticipo di almeno tre mesi.
Art. 6. Livelli di servizio. dox-box.eu è erogato in modalità H24x7 con una disponibilità garantita non inferiore al 95% dell'orario di servizio calcolata su base trimestrale. Il livello di servizio non riguarda la disponibilità della connessione dell’utente a internet, imputabile al fornitore della rete di telecomunicazioni, ed eventuali ritardi, fermi o perdita di dati imputabili al SDI. Gli interventi di manutenzione e aggiornamento indicati all’art. 5 saranno effettuati, salvo caso di forza maggiore, in tempi e modalità tali da pregiudicare il meno possibile l’operatività dell’utente.
Art. 7. Supporto tecnico. Durante il periodo di abbonamento l’utente potrà avvalersi di assistenza e supporto tecnico, inviando una mail a [email protected] o utilizzando gli altri canali di comunicazione messi a disposizione sul sito gekosoft.it.
Art. 8. Responsabilità dell’Utente. L’Utente si impegna a dotarsi degli strumenti indicati all’art. 4 necessari all'utilizzo del Servizio e ad osservare la massima diligenza nella conservazione e protezione delle credenziali di autenticazione. L’utente è responsabile dei dati inseriti, della loro veridicità, correttezza e completezza nonché dei tempi di emissione e invio della fattura. Mantiene inoltre ogni ed esclusiva responsabilità ai fini fiscali per tutte le operazioni connesse e derivanti dall’emissione e/o ricezione della fattura ai sensi della normativa vigente. Al momento dell’attivazione, l’utente – se intende ricevere le fatture su dox-box.eu, deve registrare l’indirizzo telematico della partita iva al codice destinatario di AQ410OR. Effettuando questa operazione, tutte le fatture inviate alla partita IVA, saranno automaticamente trasmesse dal SDI al canale fae.gekosoft.it. L’indirizzo telematico lo può registrare l’azienda utilizzando le credenziali Spid, Cns, Fisconline dal sito AdE, all’interno del portale “Fatture e corrispettivi”; o un intermediario delegato[ii]. Si impegna inoltre a modificare il proprio indirizzo telematico nel caso di conclusione del contratto (art. 17). L’utente, se intende avvalersi della trasmissione fatture, si impegna ad utilizzare solo dox-box.eu per l’emissione delle fatture o assegnargli un partitario dedicato, al fine di non replicare la numerazione. Se aderisce al servizio di conservazione presso l’agenzia delle entrate, si impegna all’adesione al relativo servizio sul portale AdE (Art. 13). L’utente si impegna a rinnovare il servizio alla scadenza, per non incorrere nella sospensione del servizio (Art. 17). Periodicamente l’utente, o per suo conto un intermediario delegato (v. art. 14)[iii], si impegna a verificare – ad esempio su segnalazione del fornitore - sul portale dell’agenzia delle entrate (sezione Fatture e corrispettivi) la presenza di documenti non inoltrati al canale (fatture “non ricevute ai fini fiscali” nel portale AdE) ed eventualmente comunicarlo a [email protected]. Documenti in questo stato non hanno raggiunto il servizio fae.gekosoft.it e non potranno essere visibili in dox-box.eu.
Art. 9. Responsabilità di GekoSoft. Gekosoft, dall’attivazione per tutto il periodo contrattuale eroga il servizio nel rispetto dei livelli di servizio indicati all’art. 6. È responsabile della manutenzione e aggiornamento del sistema (art. 5) e del supporto tecnico (art. 7). Risponde per ritardi, interruzioni, errori e/o malfunzionamenti del servizio esclusivamente nel caso di dolo o colpa grave. In questo caso l’Utente avrà diritto ad ottenere, a titolo di risarcimento dei danni eventualmente subiti, il rimborso del prezzo pagato per il Servizio per il periodo di mancata fruizione dello stesso. Gekosoft garantisce la possibilità di ottenere dati e documenti inseriti dopo la conclusione del contratto (v. art. 17).
Art. 10. Riservatezza e disciplina della proprietà intellettuale. GekoSoft si impegna, per tutta la durante del contratto e anche successivamente, a mantenere la più assoluta riservatezza in merito alle informazioni dell’Utente (v. Policy Privacy allegata). L’Utente si impegna a non diffondere la documentazione tecnica inviatagli da GekoSoft. Entrambe le parti si impegnano a rendere edotti di tale obbligo di riservatezza i propri dipendenti, collaboratori ed ogni altro eventuale terzo coinvolto.
Art. 11. Società terze. Gekosoft nell’erogazione del Servizio potrà affidare alcune delle attività previste a società terze. Le risorse hardware e software necessarie per l'erogazione del Servizio dox-box.eu sono allocate presso Cloud Center certificati CISPE (Certificazione sulla protezione dei dati). Per l’apposizione della firma digitale, nei casi indicati all’art. 12, Gekosoft si avvale del servizio di rilascio e apposizione firme digitali automatiche erogato da Namirial SpA, Autorità di Certificazione accreditata presso AgID. Per il servizio di conservazione v. Art. 13.
Art. 12. Trasmissione e ricezione della fattura elettronica. L’Utente con l’attivazione del servizio dox-box.eu, potrà avvalersi di Gekosoft quale terzo intermediario per emettere, firmare se necessario e trasmettere il documento fattura elettronica per suo conto ai sensi dell’art. 21. D.P.R 633/1972 a SDI. dox-box.eu gestisce la progressività delle fatture e non permette manipolazioni per evitare errori. Come già indicato all’art. 8, se intende avvalersi della trasmissione fatture, si impegna ad utilizzare solo dox-box.eu per l’emissione delle fatture o assegnargli un partitario dedicato, al fine di non replicare la numerazione. La firma è applicata, nel rispetto della normativa vigente, alle sole fatture rivolte alla PA con l’ausilio di Autorità di Certificazioni accreditate presso AgiD (v. Art. 11). Inoltre, mediante la registrazione del canale telematico AQ410OR presso l’Agenzia delle Entrate (Art. 8) o la comunicazione delle stesso ai propri fornitori, l’Utente si avvale di Gekosoft quale intermediario per la ricezione da SDI delle fatture passive a lui indirizzate. Può interrompere la ricezione delle fatture da parte di Gekosoft in qualsiasi momento modificando la registrazione dell’indirizzo telematico. L’intermediario per la Trasmissione e Ricezione fatture, come previsto dal provvedimento del 30 aprile 2018 dell’agenzia delle Entrate[iv], può essere diverso da quelli indicati dall’art. 3, comma 3, del D.P.R. 322/1998. Gekosoft eroga questo servizio utilizzando gli indirizzi telematici del canale fae.gekosotf.it accreditato presso SDI.
Art. 13. Servizio di Conservazione. L’utente con l’attivazione del servizio può optare per 2 modalità di conservazione delle fatture trasmesse e ricevute e delle relative notifiche: 1) presso il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, scegliendo, direttamente o tramite un intermediario[v], la “Adesione alla Convenzione di servizio per la conservazione delle fatture elettroniche prevista dall’art. 1 del D.Lgs. 127/2015”, che al comma 6 bis dispone che gli obblighi di conservazione previsti dall'articolo 3 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 17 giugno 2014, si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio di cui all'articolo 1, comma 211, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, e memorizzati dall'Agenzia (vedi Manuale di conservazione AdE); 2) presso il Conservatore accreditato presso AgID per attività di conservazione dei documenti informatici (all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82). Se sceglie questa seconda opzione, con l’attivazione del servizio affida a Gekosoft la responsabilità di gestione del flusso documentale, relativa all’incarico di preparare i pacchetti di versamento e trasmetterli al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione e al conservatore il ruolo di Responsabile della conservazione previsto degli art. 6 e 7 del DPCM 3.12.2013, sottoscritto con specifico contratto.
Art. 14. Rivenditore e Intermediari. Il Rivenditore si occupa dell’attivazione/disattivazione del servizio per i propri clienti e dell’assegnazione delle credenziali di accesso, nonché della scelta dell’opzione di conservazione digitale. Se il rivenditore è attivato in modalità “intermediario”, potrà altresì - per conto dei propri clienti - predisporre e trasmettere le fatture attive; prendere visione, stampare e scaricare le fatture attive e passive. Il cliente finale viene informato all’atto dell’attivazione del servizio che l’intermediario può agire per suo conto. È opportuno che l’utente conferisca all’intermediario la delega al servizio “fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche” - mediante il portale dell’agenzia delle entrate[vi] - con la quale il delegante autorizza il delegato a:
- predisporre e trasmettere tramite Sistema di Interscambio fatture elettroniche attraverso le funzionalità rese disponibili nel portale dedicato alla Fatturazione Elettronica;
- gestire il servizio di conservazione delle fatture elettroniche (adesione al servizio, conservazione delle fatture elettroniche, richiesta di esibizione di fatture elettroniche conservate, revoca del servizio ed eventuale export di tutte le fatture elettroniche conservate);
- visualizzare lo stato dell’adesione al servizio di conservazione delle fatture elettroniche;
- consultare le notifiche e le ricevute del processo di trasmissione/ricezione delle fatture elettroniche, delle comunicazioni dei dati rilevanti ai fini IVA (dati fattura e dati dei corrispettivi), delle comunicazioni dei prospetti di liquidazione periodica dell’IVA (il monitoraggio delle ricevute può essere consentito solo se, oltre a tale delega, il delegato ha anche la delega alla "Consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA");
- generare il codice a barre bidimensionale (QR Code) per l’acquisizione automatica delle informazioni
- anagrafiche IVA del soggetto delegante e del relativo “indirizzo telematico”.
Il conferimento della delega permette all’intermediario di supportare l’utente nel monitoraggio del portale AdE – fatture e corrispettivi (v. art. 8 – Responsabilità dell’utente).
Art. 15. Protezione dei dati. Gekosoft, nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa vigente, ha definito: 1) in qualità di Titolare del trattamento dei dati del Cliente, la propria Policy Privacy; 2) in qualità di Responsabile esterno del trattamento dei dati di cui l’Utente è titolare, il contratto di Responsabile del trattamento (entrambi disponibili su gekosoft.it). In qualità di Responsabile esterno del trattamento, Gekosoft può avvalersi di sub-responsabili avvertendo preventivamente l’utente.
Art. 16. Corrispettivi. Quale corrispettivo per la prestazione dei servizi, il rivenditore è tenuto al pagamento di un canone annuale e un canone mensile relativo agli Utenti attivati o rinnovati nel mese precedente, entrambi definiti nel proprio profilo di abbonamento. L’utente attivato dal rivenditore (cliente finale), è tenuto al pagamento di un canone annuale al rivenditore che gestisce il servizio. Eventuali variazioni dei corrispettivi saranno comunicate via mail almeno 3 mesi prima della scadenza del contratto.
Art. 17. Durata e conclusione del Contratto. Il contratto ha durata un anno a partire dall’attivazione e si rinnova tacitamente. È a cura del rivenditore procedere, entro la scadenza annuale, alla disattivazione dell’utente e conseguente disdetta del servizio (recesso dell’Utente). La disdetta del rivenditore determina la contestuale disattivazione di tutti gli utenti da lui attivati. Gekosoft si riserva il diritto di recedere a seguito di dismissione del servizio (v. Art. 5). Entrambe le parti potranno risolvere il presente contratto nel caso di mancato adempimento di quanto in esso previsto. La risoluzione opererà di diritto (clausola risolutiva espressa) al semplice ricevimento dell'altra parte di una comunicazione, a mezzo posta elettronica, contenente la contestazione dell’inadempienza e l’intendimento di avvalersi della risoluzione stessa. Qualora il mancato adempimento alle obbligazioni contrattuali sia imputabile a Gekosoft, l’Utente avrà diritto al risarcimento del danno nei limiti definiti all’Art. 9. Nel caso di inadempimento da parte del rivenditore di una delle obbligazioni contrattuali, Gekosoft si riserva la facoltà, dopo preavviso di 15 giorni a mezzo posta elettronica, di sospendere l’erogazione del Servizio fino al superamento dell’inadempienza o alla risoluzione del contratto. Dalla data di conclusione del contratto, per qualsiasi causa, gli utenti non potranno trasmettere o ricevere fatture. Potranno invece continuare ad utilizzare per 90 giorni le proprie credenziali di accesso al solo fine di effettuare il download dei dati e/o documenti. Successivamente, per ulteriori 90 giorni, Gekosoft garantisce la conservazione nei propri sistemi di tutti i dati e/o i documenti, che saranno resi nuovamente disponibili nel caso di rinnovo del Servizio.
Art. 18. Cessione. GekoSoft si riserva il diritto di cedere questo contratto in qualsiasi momento e senza preavviso. L’Utente manifestando la propria accettazione del contratto, acconsente preventivamente ed incondizionatamente alla cessione. L’Utente non può cedere alcuno dei suoi diritti oppure obblighi contemplati dal presente Contratto.
Art. 19. Legge applicabile e Giudice Competente. Per quanto non espressamente regolato dal presente contratto, è applicabile la legge italiana. Per qualunque controversia inerente la formazione, l'interpretazione, l'esecuzione, la validità e l'efficacia del presente contratto e, comunque, per qualsivoglia controversia nascente o connessa con quest’ultimo è competente il Foro di Ascoli Piceno.
[i] Gli intermediari previsti dall’art. 3, comma 3, del D.P.R. 322/1998 (dottori commercialisti, consulenti del lavoro, ecc), possono ricevere la delega per 1) Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, 2) Consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA, 3) Registrazione dell’indirizzo telematico, 4) Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche, 5) Accreditamento e censimento dispositivi. intermediari diversi da quelli previsti dall’art. 3, comma 3, del d.p.r. 322/1998) possono ricevere la delega per 4) Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche, 5) Accreditamento e censimento dispositivi.
[ii] Registrazione del canale telematico: intermediari indicati dall’art. 3, comma 3, del D.P.R. 322/1998
[iii] Monitoraggio delle notifiche ricevute: tutti gli intermediari (delega 4)
[iv] Agenzia delle Entrate, Prot. 89757/2018. Regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, utilizzando il Sistema di Interscambio, nonché per la trasmissione telematica dei dati delle operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi transfrontaliere e per l’attuazione delle ulteriori disposizioni di cui all’articolo 1, commi 6, 6bis e 6ter, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127
[v] Adesione alla Convenzione di servizio per la conservazione delle fatture elettroniche prevista dall’art. 1 del D.Lgs. 127/2015”: tutti gli intermediari (delega 4)
[vi] Per il conferimento della delega istruzioni e modello sono disponibili sul portale AdE: Delega AdE - Fatturazione
